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Collaboration – ein zentrales Management Thema

Januar 24, 2011

Letzte Woche war ich im Rahmen unserer 1.jährigen Weiterbildung von Vertriebsmitarbeitern von IT Systemintegratoren im Rahmen des „JuniorChallenger Programms“ meines Kooperationspartners upDATE GmbH, bei der Firma Cisco in Hamburg gewesen.

Herr Stefan Hufe, Product Sales Specialist Collaboration Architectures, präsentierte das Thema „Collaboration“. Das Wort ist ein Synonym für Zusammenarbeit (lat. co- = „mit-“, laborare = „arbeiten“).

Stefan Hufe: „Collaboration versteht sich als Überbegriff für Unified Communications-, Web 2.0- und Video-Anwendungen – also Lösungen, die eine virtuelle Zusammenarbeit ermöglichen und so bislang isoliertes Wissen zu einer höherwertigen Form kollektiver Intelligenz vernetzen.“

Cisco bietet aus technischer Sicht viele Möglichkeiten, um Vorrausetzungen zu schaffen in Organisationen effizienter und produktiver zusammen zu arbeiten. Mich und die Vertriebsmitarbeiter der Cisco Partner haben die aufgezeigten Möglichkeiten und Entwicklungen auf der technischen Seite begeistert. Das sind gute Themen, um mit Kunden ins Gespräch über zentrale Fragen der Unternehmensentwicklung zu kommen.
Ein großer Versicherungskonzern aus München sparte 50 Mio. Euro mit einem neuen Konzept ein und schaffte es durch bessere Erreichbarkeit und Koordinierung des „Front Desks“ mit den Fachspezialisten im Hintergrund, die Kundenthemen in großer Prozentzahl im aktuellen Telefonat zur Zufriedenheit des Kunden zu bearbeiten.
Früher bin ich mit Team teilweise für 3 Stunden Meetings nach Boston geflogen. Das würden wir heute in der Regel mit modernen Videolösungen (http://de.wikipedia.org/wiki/Telepresence) realisieren.

Ist die Organisation effizienter in der Zusammenarbeit so gibt es auch mehr Chancen und Raum sich Gedanken über „Effektivität“ zu machen. Das ist eine wichtige Management Aufgabe und immer mehr Menschen haben Management Aufgaben ohne, dass sie zwingend Personalverantwortung haben müssen: „Machen wir im Sinne unserer Wettbewerbssituation und Kunden die richtigen Sachen? Haben wir die Kultur und Organisation, um neue Ideen mit unseren Mitarbeitern zieldienlich zu entwickeln? Unterstützen unsere IT und Prozesse die Zusammenarbeit optimal?“

„Collaboration“ ist ein strategisches Thema, mit welchen sich Geschäftsführer, Bereichsleiter und OE sowie PE Abteilungen aktiv beschäftigen müssen. Es geht um Wettbewerbsfähigkeit. Wie entwickele und nutze ich die Ressourcen meiner Organisation optimal?
IT Management hat die Unternehmensziele aktiv zu unterstützen sowie neue Möglichkeiten für Verbesserungen der Wettbewerbsfähigkeit zu prüfen und mit der Geschäftsführung kritisch zu diskutieren. Technologie- und Systempartner können als Ideenlieferant dienen, wenn sie nicht auf den schnellen Abschluss aus sind, sondern klar zum Ausdruck bringen, auch die Wettbewerbsposition des Kunden mit ihren Lösungen verbessern zu wollen. Dies verlangt „offene Ohren“ beim IT Management für neue Themen. Manche haben ihre Ohren eher  beim hektischen Geschäftsalltag. Manchmal gibt es offiziell kein Budget für neue Ideen. Sind die Ideen gut durchdacht, vielleicht gemeinsam mit dem IT Partner und anderen Abteilungen aus ihrer Organisation entwickelt, dann gibt es immer Chancen für Budgets bei der Geschäftsführung, so meine Erfahrung. Manager schaffen Budgets, wenn es sich für die Organisation lohnt.

Der globale Wettbewerb wird nicht an Dynamik verlieren. Selbst wenn wir „nur“ in Deutschland unseren Markt haben. Es bedeutet immer wieder neue Ideen zu produzieren, von denen Kunden überzeugt und idealerweise begeistert sind.

Das Nachbauen von Produkten ist heute leider schon Standard. Von Küchengeräten bis hin zu Bussen wird alles kopiert:

Ein guter Freund von mir war einige Jahre in China als COO beschäftigt und berichtete mir, wir schwer es sei, in einer chinesischen Management Runde, pragmatische Veränderungsvorschläge zu erarbeiten. Er vermutet, dass es viel mit dem Respekt vor dem „Gesicht verlieren“ zu tun hat. Im Beisein von ihm, hat sich keiner getraut über Verbesserungen zu sprechen. Nach chinesischer Kultur hätte er dann sein „Gesicht“ verloren.

Vielleicht deshalb oder aus anderen Gründen: Glücklicherweise gelingt es unseren Marktteilnehmern noch nicht wirklich neue Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln und erfolgreich auf den Markt zu bringen.

Wir in Deutschland müssen uns dieser Herausforderung stellen und sicherstellen, dass wir in unseren Organisationen optimale Rahmenbedingungen für das konstruktive und produktive Entwickeln von neuen Ideen schaffen. Das sind auf der einen Seite technische Themen der Umsetzung, wie sie unter anderem von Cisco Partnern angeboten werden. Auf der anderen Seite, so klingt es, ist es ein andauernder Change Management Prozess mit hohen Anforderungen an Mangement und Mitarbeiter.

Der US Marktforscher Gartner beschreibt die Zukunft der Arbeitswelt in einer Studie. „Chaos“ beschreibt die Prognose für die Arbeitswelt der Zukunft. Es gilt sich an ständige Veränderungen anzupassen und immer wieder neu zu erfinden. Hier die Schlussfolgerungen der Studie aus Sicht von Gartner (10 Trends in 2020):

Die genannten Punkte werden nur erfolgreich sein können, wenn in der Organisation folgende Themen positiv besetzt sind:

Alle Führungskräfte und Mitarbeiter sind auf die aktuellen Unternehmensziele und Mission ausgerichtet und stehen dahinter. Diese Ziele sind Kunden- und Marktorientiert. Das Unternehmen kennt die eigenen Stärken und entwickelt Management und Team fach- und überfachlich weiter. Führung schafft den Rahmen für erfolgreiche Zusammenarbeit. Die Mitarbeiter und deren Know How sind der Unterschied, der im Markt den Unterscheid macht. Selbstverantwortung, Vertrauen in Mitarbeiter, Delegation von Verantwortung und Aufgaben, Kommunikation auf Augenhöhe, Konfliktfähigkeit, Flexibilität und eine positive Offenheit für Veränderungen sowie „Fehlertoleranz“ sind nicht nur Schlagwörter und Sätze aus der Firmenleitlinie sondern werden aktiv gelebt, besonders von der Geschäftsführung.

Das lässt sich nicht einfach anordnen. Sondern nur schrittweise erarbeiten. Es geht dabei neben Skills im besonderen um die Organisationskultur des Unternehmens. Diese lässt sich nicht direkt verändern. Ähnlich wie Vertrauen – das Schmiermittel für Leistung und Ergebnisse – in der Organisation sich nicht direkt erarbeiten lässt. Der Startpunkt zum Thema Zusammenarbeit sollte eine Istanalyse sein.

In der systemischen Organisationsberatung nutzt man dazu auch Metaphern. Z. B. die Schiffsmetapher. Idealerweise macht ein „Betriebsfremder“ die Istanalyse. So können dann auch „naive Fragen“ und Tabu Themen angesprochen und Widersprüche thematisiert werden.

Wie würden Sie Ihr Unternehmen beschreiben (skizzieren) wenn es ein Schiff wäre (Piratenschiff, U-Boot, Tanker, Schnellboot, Galeerenschiff, ...)?

Wo ist die Mannschaft, wo das Management in der Skizze?

Wie viele Steuermänner, Köche, Leute im Maschinenraum gibt es?

Wie ist das Wetter?

Wie beschreiben Sie die Zusammenarbeit?

Für Organisationen und Manager, die die Idee haben, alles zentral und selbst entscheiden zu wollen, wird es sehr schwer werden. Schon jetzt nehmen „Burn Out“ Zahlen deutlich zu. Siehe auch http://www.spiegel.de/wirtschaft/service/0,1518,740853,00.html im Spiegel Online vom 24.01.2011. Nicht nur die eigene Gesundheit sondern auch die Zusammenarbeit in der Organisation sind dann in Gefahr. Das darf nicht unterschätzt werden und hat weitreichende Folgen. Prävention ist die beste Möglichkeit dies zu verhindern.

Auch das ist ein wichtiges Thema für das Management: Wie kann ich als Manager konstruktiv mit weniger Kontrolle und steigender Komplexität umgehen? Wie kann ich Vertrauen und Verantwortung mit Mitarbeitern und Teams im Sinne der Ziele entwickeln?

Es gibt gute Beispiele zu den Themen Zusammenarbeit und Organisationsentwicklung aus Unternehmen (Gore,  Svenska Handelsbanken, DM Drogerie, …).

Das sind sicher keine Patentrezepte, aber Möglichkeiten, um über pragmatische nächste Schritte in ihrer Organisation nachzudenken.

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