Was sagt Ihnen Ihr E-Mail Verkehr über Ihre Führungskultur?

Was sagt Ihnen Ihr E-Mail Verkehr (Ordner) über Ihr Führungs- und Entscheidungsverhalten (Organisationskultur) in Ihrem Unternehmen?

Unternehmenskultur ist ein schwer zu fassender Begriff. Doch jeder kennt ihn und spürt ihn auch. Während die sichtbare Organisationsstruktur ein Element der äußeren Unternehmenskultur darstellt, ist der weitaus wichtigere und größere Kernbereich der Unternehmenskultur eher verborgen. Das sind letztlich die vielen großen und kleinen, geschriebenen oder ungeschriebenen und häufig auch unbewussten Regeln, die den Alltag der Mitarbeiter steuern. ´

Dazu zählen Gedanken, Gefühle oder Meinungen, die offen oder unbewusst ausdrücken, was im Unternehmen wichtig ist, was der Zweck und Ziel des Unternehmens ist, welche Werte gelebt werden, welche Denkhaltungen und vor allem Umgangsformen es gibt? Unternehmenskultur drückt aus, was man erwarten kann und worauf man vertrauen darf. Unternehmenskultur kann Sinn und Zusammenhang erzeugen, verstärken und vermitteln.

„Das Wesentliche ist für die Augen unsichtbar.“ Antoine de Saint-Exupéry

E-Mails sind nicht mehr aus dem Geschäftsleben wegzudenken. E-Mails sollten auch die Produktivität steigern. Sie leisten für Vieles im Unternehmen gute Dienste. Immer mehr wird dieses Medium genutzt, um intern sowie extern zu kommunizieren. Schnell und überall kann ich damit informieren und Entscheidungen treffen. Informieren? Ist das richtig? Kann ich wirklich über E-Mails informieren?

Information ist nach Bateson ein Unterschied, der einen Unterschied macht. Der „Empfänger“ einer Nachricht entscheidet jedoch autonom darüber, ob eine E-Mail in dem Sinne eine Information für ihn ist oder eben nicht.

Grundsätzlich lässt sich eher sagen, dass mit E-Mails Texte versendet werden. Ob etwas tatsächlich gelesen wird und möglicherweise als Information gewertet wird, liegt an der Verwertung oder Bewertung der E-Mails durch den Empfänger. Das hängt natürlich auch von dessen Zeit, Gelegenheit und besonders der Motivation ab, diese E-Mails zu lesen.

Gesetzt den Fall, die E-Mail wurde als Information gewertet: Heißt dies, dass Kommunikation stattgefunden hat? Nein, dies lässt sich nur durch Dialog erzielen. Kommunikation setzt Interaktion voraus. Der Dialog kann dann bestätigen, dass alle Interaktionsteilnehmer, das gleiche verstanden haben oder eben nicht.

E-Mails können Information sein (z.B. Haben Sie einen Termin für ein Gespräch ob und wie Sie unsere Veränderungsprojekte in unserem Unternehmen unterstützen könnten (Umsetzungs Coaching)?) E-Mails können auch Kommunikation sein. (z.B. Antwort auf die obige Anfrage: Ja, gerne. Ich rufe wegen der Terminabstimmung Sie morgen an.).

Es gilt zwischen Information und Kommunikation zu unterscheiden. Stellen Sie sich vor, ein Unternehmen versendet kurz per E-Mail: (Wir brauchen ab sofort mehr kundenorientiertes Verhalten. Bitte setzt das sofort um. Der Vorstand)
Der Empfänger entscheidet, ob dies für ihn Information ist und was er daraus konkret macht. Um zu erfahren wie diese E-Mail angekommen ist und was sie konkret bedeutet, brauchen wir den Dialog.

Die Zahl der Studien über Belastung durch E-Mails in Unternehmen steigt. Die Produktivität steigt über E-Mails nicht mehr. Eher trifft das Gegenteil zu. Es gibt pragmatische Strategien in Unternehmen, die Flut der E-Mails zu senken bzw. den Umgang damit effizienter zu gestalten:

• Klarheit über Adressaten (direkt und cc)
• Wer muss überhaupt, bzw. wem möchte ich zumuten die E-Mail zu lesen?
• Aussagekräftiges Subject, bzw. Betreff;
• Klare Kennzeichnung gleich im Betreff oder gleich am Anfang des E-Mail-Textes, was genau vom Empfänger erwartet wird.
• Bitte daran denken: GROSSGESCHRIEBENE WÖRTER werden von der überwiegenden Mehrheit als Schreien ‚gehört‘.
• Sind E-Mails überhaupt das richtige Medium für die gedachte Information oder Kommunikation?
• Klare Ansage, dass Meinungsverschiedenheiten nicht über E-Mails ausgetauscht werden.

Mit solchen praktischen Maßnahmen lässt sich in manchen Unternehmen Produktivität zurückgewinnen. Vor allem in den Unternehmen, in denen sich Mitarbeiter und Führungskräfte sowieso selbstverantwortlich und gestalterisch für Ihre Unternehmensziele einbringen. Die Unternehmenskultur passt und unterstützt die Unternehmensstrategie sowie deren Umsetzung und bringt stimmig die Unternehmensziele auf den richtigen Weg.

Der E-Mail-Austausch im Unternehmen ist auch Spiegel der Unternehmenskultur. Was können Sie an den E-Mails, die Sie erhalten und nicht erhalten sowie senden oder auch nicht senden, ablesen? Kommt dort Passivität, negative Routinen, Risikobereitschaft, Aktionismus, Verantwortungsweitergabe oder eher positive Motivation, Selbstverantwortung, Aufbruchstimmung oder auch Lösungs- bzw. Zielorientierung zum Ausdruck? Was sagt Ihnen Ihr E-Mail Verkehr über Führungs- und Entscheidungsverhalten in Ihrem Unternehmen?

Entspricht Ihre E-Mail Kultur der gewünschten Unternehmenskultur, um effektiv Ihre Unternehmensstrategie umzusetzen und damit Ihre strategischen Unternehmensziele zu erreichen?

Unternehmenskultur ist immer da. Sie wird jeden Tag, oft unbewusst, von den Menschen im Unternehmen neu bestätigt. Sie wirkt in jedem Fall. Unternehmenskultur spiegelt den Glauben ihrer Mitarbeiter an das Unternehmen und wie es funktioniert sowie funktionieren sollte im aktuellen Verhalten der Mitarbeiter und deren Leistung wieder. Entweder wirkt sie eher unterstützend, eher zweckdienlich oder eher kontraproduktiv auf Ihre Unternehmensziele und Strategie.

Sie kann neu gestaltet werden. Das ist oft viel Arbeit und verlangt vorab eine systematische Analyse der Unternehmensziele, der Unternehmensstrategie, der Maßnahmen zur Umsetzung der Strategie. Dann ergibt sich fast von selbst eine Antwort zur gegenwärtigen Unternehmenskultur und der Frage wie diese zweckdienlicher sein kann, lche Maßnahmen dies eher ermöglichen und auf welche Stärken der Unternehmenskultur eine Veränderung entwicklet werden kann. Siehe dazu auch meinen Beitrag zu Führung und Veränderungsmanagement.

Unternehmenskultur ist sozusagen der Schmierstoff für Ihr Unternehmen. Ist Unternehmenskultur in passender Qualität vorhanden, dann kann der Motor gut in Richtung Ziel laufen. Dann kann ein Auto auch lange unter Hochlast fahren. Es braucht natürlich auch Zeit zum Boxenstop oder auch zur Inspektion.

Die Unternehmenskultur kann die Unternehmensziele unterstützen, zweckdienlich oder kontraproduktiv sein. Für Unternehmen ist es natürlich wichtig, ob es verstandene Ziele gibt und diese mit einer geeigneten Unternehmensstrategie auf den Weg gebracht werden. Die Unternehmenskultur sollte passend dazu sein, damit die Ziele Realität werden können.

Unternehmenskultur wird in vielen Unternehmen in der E-Mail Kultur sichtbar: Gehören Sie zu den Top-Führungskräften Ihres Unternehmens mit mehr als 100 E-Mails am Tag? Welche Art von E-Mails bekommen und senden Sie? Passen diese jeweils zu Ihrer Rolle? Wie viel Zeit nutzen Sie für E-Mails? Unterstützt Sie diese Zeit effektiv bei Ihren strategischen Projekten? Oder empfinden Sie dies eher als Belastung?

Was sagen Ihnen Ihre E-Mails über Ihre Unternehmenskultur?